Handel und Industrie
Die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, erweitert
Rechnungen erfassen, Banken abstimmen, Belege ausstellen, Forderungen verfolgen und Lieferantenzahlungen kontrollieren. Der Kostenfaktor ist nicht ein Gehalt, sondern das Team, das nötig ist, damit Abschluss und Meldungen pünktlich bleiben.
Innomanagers erweitert die Rolle der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung mit KI-Agenten, die elektronische Rechnungen und Lieferantenbelege erfassen, gegen Bestellungen und Lieferscheine abgleichen, Bankbewegungen abstimmen und das Mahnwesen vorbereiten – die Person bleibt bei Ausnahmen, Schlüssellieferanten und Abschluss.
Was sich ändert
- Tagesaktuell
- Erfassung und Abgleich stauen sich nicht bis zum Monatsende.
- Ausnahmen
- sind das Einzige, was auf dem Schreibtisch landet.
- Gleiches Team
- bewältigt mehr Volumen ohne zusätzliche Stelle.
Heute
Viel Volumen, wenig Ermessen
Im Handel besteht der Tag aus E-Rechnungen, Bons und Kartenabrechnungen; in der Industrie aus Bestellungen, Lieferscheinen und Materialrechnungen. In beiden Fällen heißt der Großteil der Arbeit: zwei Belege ansehen und entscheiden, ob sie dasselbe sagen.
Steigt das Volumen, ist die einzige verfügbare Antwort meist mehr Personal. Der Rückstand fällt erst auf, wenn der Abschluss rutscht.
Mit Agenten
Was der Agent übernimmt
- Erfasst Rechnungen, E-Rechnungen, Bons und Auszüge aus E-Mail, Portal oder gescanntem Papier – mit bereits extrahierten Daten.
- Gleicht jede Rechnung mit Bestellung und Lieferschein ab und trennt alles aus, was bei Preis, Menge oder Konditionen abweicht.
- Stimmt Bankbewegungen und Kartenabrechnungen gegen die Belege ab und erklärt jede Differenz.
- Ordnet das Mahnwesen: was überfällig ist, wer angeschrieben wird, mit welcher Historie und mit fertigem Textentwurf.
- Stellt das Abschlusspaket zusammen und meldet Fehlendes, bevor der Termin da ist.
Kontrolle
Was die Person weiterhin macht
Die Person bearbeitet Ausnahmen, verhandelt mit Schlüssellieferanten, entscheidet über Zahlungen und zeichnet den Abschluss. Der Agent gibt keine Zahlung frei und stellt nichts eigenständig aus.
Jedes extrahierte Feld bleibt mit seinem Originalbeleg verknüpft, sodass jede Buchung bis zum Papier zurückverfolgbar ist.
Häufige Fragen
- Wie automatisiert man die Rechnungserfassung mit KI?
- Ein Agent liest den Beleg – elektronisch oder gescannt –, extrahiert Aussteller, Betrag, Steuern, Währung und Referenz, vergleicht ihn mit Bestellung oder Lieferschein und bucht ihn im System. Nur Abweichungen erreichen einen Menschen.
- Funktioniert das mit unserem heutigen Buchhaltungssystem?
- Ja. Der Agent arbeitet mit denselben Eingängen wie Ihr Team: E-Mail, Portale, Dateien, Tabellen oder die System-API, falls vorhanden. Für den Start ist keine Migration nötig.
- Ersetzt das die Buchhaltungskraft?
- Nein. Es ersetzt den repetitiven Teil der Arbeit. Die Person kümmert sich um Ausnahmen, Lieferanten, schwierige Forderungen und den Abschluss.
Rollen, die wir erweitern
Welche Rolle sollten Sie zuerst erweitern?
In einem ersten 30-minütigen Gespräch identifizieren wir die Rolle mit den meisten gewinnbaren Stunden – und sagen Ihnen offen, ob ein Start dort sinnvoll ist.